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来源:公司办 | 作者:罗毅 | 发布时间: 306天前 | 1298 次浏览 | 分享到:

公司行政工作概括来说主要有四大职能:参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。首先是了解行政工作特性,只有懂得行政工作的特性,才能了解办文、办会、办事的特点和要求。

一是关键性。“行政处在承上启下的地位,在公司部门工作中具有特殊的地位和作用,它的工作好不好对公司的影响较大。

二是服务性。行政部是服务部门,为公司领导服务,为部门和分子公司服务,为员工服务。

三是综合性。行政工作涉及到公司工作的各个方面。

四是被动性。行政工作是根据领导工作的需要来开展的。很多事先是不能预料的、偶发的、临时性的。什么时候出现,自己不好安排,也无法事先安排。在很大程度上是被动的开展工作。

行政工作的特性,要求做到四个必须。

一是必须高标准、高质量。行政的工作影响深、责任大。这就要求行政工作必须高质量、高标准、不能出现任何的差错和失误。

二是必须体现领导的意图。行政是为公司领导服务的。这就决定了工作的从属性,必须以领导的满意为工作标准。必须领会领导的意图,按照领导的要求进行,做到到位而不越位。

三是必须熟悉多方面的工作情况。行政工作涉及方方面面,行政工作人员必须熟悉各方面的知识和经验,成为多面手。

四是必须把握工作规律。行政工作虽然千头万绪,但也有规律可找。要善于总结,勤于思考,从普遍性的问题中发现规律,把零碎的、杂乱的心得化为系统的经验,把感性的经验变成理性的认识。

第一,关于办文

“办文”主要办两个方面的“文”,一个材料起草,另一个就是公文的处理。

一、材料起草

材料起草很重要。对于领导来说,他是领导行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。对于行政人员来说,写材料是看家本领和核心能力。我们讲行政的首要工作就是参谋助手,参谋助手的重要载体就是文字材料,就是把我们的意见和建议通过起草材料转变为领导的决策和部署。

行政工作既要紧密联系员工,又要紧密联系领导。如何联系,最便捷的、最深入联系领导的途径就是文稿起草。只有在文稿起草的过程中,在领导对材料反复修改的过程中,我们才实现了与领导工作上的交流,思想上的交融。

写材料是一项很艰苦的工作。写材料需要创造,创造就要付出智慧,就要付出艰苦的努力。每一个材料都要细心琢磨,都要费尽思量。写材料的过程,是行政人员研究问题,提高自己工作能力和学识水平的过程。通过给领导写材料,能够学习领导的思维方式、工作方法和管理经验,能够提高我们的写作能力。

二、公文处理

第一是把好政治关,第二是把好政策关,第三是把好格式关,第四是把好语言关。

第一,要把好政治关。办公文有规范体式和法定效力的,文件发下去,是有法律效力,绝对不能出现政治问题。一是不能违反或不符合党和国家的法律法规。就是发的公文不能与法律法规相抵触。二是公文里面不能出现姓名、职务、排序上的错误。

第二,要把好政策关。政策必须前后一致,左右一致,不能是这个部门是这一条规定,另外一个部门又是另一条规定。当然,有时候政策需要调整,但必须保证政策的一贯性。不一致的政策下去了,下面就会无所适从。

第三,要把好格式关。公文的格式是规范的,有统一的规定。不是想怎么来就怎么来。

第四,要把好语言关。公文语言特别强调准确、简洁,不要啰嗦。

第二,关于办会

会议是指导工作的重要方式,会议有五个方面的会议。一是了解情况的会议。如调查会、汇报会。二是实行决策的会议。如董事会、总裁办公会。三是安排部署工作,统一思想的会议。如报告会、动员会。四是工作落实过程中的会议。督查会、现场会、汇报会。五是工作完成之后的会议。总结会,表彰会。

一个完整的会议办会的程序有三个方面。(一)会前准备。一是制定会议方案。二是下发会议通知。三是起草会议文件。四是做好会务准备。五是做好生活安排。(二)会中服务。一是组织好人员报到。二是开好预备会议。三是写好会议主持词。四是组织好大会发言。五是做好会议记录。六是安排好分组讨论。七是组织好现场参观。八是编好会议简报。九是回收好会议材料。十是做好与会人员返程的服务事宜。(三)会后收尾。一是搞好财务结算。二是搞好会务总结。三是搞好材料合订存留。四是会务用品的归还和整理。

第三,关于办事

办事是行政工作的重要职能。“会不会办事”是重要的工作能力。 “办事”比“办文”要求高,难度大。办文一次不成功,还可以重写或反复修改,自己反复修改达不到要求,其他同事和领导还可以伸出援助之手;办事只能成功,不能失败,办成什么样就是什么样,别人补救来不及,办“砸了锅”是没有挽回余地的。因此,应力求做到:不论办任何事情,上级指示的、领导交办的,下级请求的、同事委托的,包括我们自己的私事,都是办得明明白白,不是稀里糊涂;都是雷厉风行,不是拖拖拉拉;都是严谨细致,不是粗枝大叶;都是有始有终,不是虎头蛇尾;都是严格有序,不是杂乱无章。这样才能受得起重托,担得起重任。

一、办事的原则。

一是按法规办事。现实生活中,不论是法律规定、纪律规定,还是其他规定,有时看起来与道德、人情相违背,但必须严格遵守,不能背道而驰。在办事的过程中,要时时提醒自己,始终把国家的法律法令、公司的规章制度作为工作的基本依据。不该办的事情坚决不能办。

二是按程序办事。程序是科学,程序是规律,程序是经验的总结。按程序运转,分层次处理,是做好工作的重要一环。程序坚持得好,可以减少矛盾,提高办事效率,否则会贻害无穷。办文、办会要按程序去做,办事更要按程序去办。特别是一些重大问题,该请示的要请示,该汇报的要汇报,该研究的要提交研究,不能擅作主张,随意处理。

三是按规则办事。游戏有游戏规则,办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定,有的规则没有明文规定,是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则,都是应该严格遵守的,按规则办事,就要对事情的规则清楚,否则,就会犯常识性的错误。古人讲:“入境问禁,入乡问俗,入门问讳。”

四是按职责办事。按职责办事一个是要尽职、一个是不能越职。尽职就该自己办的事情办好,不能推托给别人。另一方面,要按级尽责、谨防“多管闲事”。也就是说,一级管好一级的事,一级尽好一级的责,不乱插手职责以外的事。

二、如何把事办好

1、急事稳办。所谓争事稳办,是指越在紧急情况下,越要稳住心态,不能遇事急躁,处事毛糙,乱了章法,慌了手脚。越是处置紧急事情,越要追求办事的一次成功率。

2、大事细办。大事细办,就是要始终关注大事中的一切细节问题,防止1%的疏忽,导致100%的失败。领导十分关注的问题,员工十分敏感的问题,一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度,办得有根有椐,有章有法,有理有节,有始有终。

3、轻事重办。要高度重视小事。做好一两件小事不难,做好一两天小事也不难,难得是一贯之,坚持不懈地把每一件小事做得精巧得体,万无一失。要在思想上有一个新的认识,要看到,小事有时并不“小”,它连着大事,做不好可能变成牵扯全局的大事。

要认真关注小事。在通常情况下,一项大任务在主要环节的部署安排上,领导抓得比较紧,大家都是很重视,而一些细微之处都得靠我们去完成。特别是可能影响全局的小细节、小环节、小事情、小部位,要格外重视,格外严谨,格外细致,不能侥幸地去“感觉”,该亲眼看的要到现场,该直接找本人的不能通过二传手,一丝一毫不能大意。

4、熟事生办。所谓熟事生办,就是把熟悉的事情当做不熟悉的事情来办,这是因为,行政工作不少都是常识性的,程序性的,年复一年,周而复始。许多事实证明,越是对自己很熟悉的事情,越容易产生麻痹心理。不少事情出纰漏,恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。俗语讲的“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”,就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意,大意就要出问题。

5、生事慎办。一个人不可能老是在自己熟悉的领域打转转,总要有工作岗位的转换,工作任务的转换。到达新的岗位,接受新的任务,必然会面对陌生的事物。而一个人无论多么聪明,多么有才华,他的知识和本领也是非常有限的;一个人无论经验多么丰富,在错综复杂的客观事物面前,对问题的认识和处理也难免失于偏颇。所以,涉足陌生的领域,处理陌生的事情,应谨慎从事,扎实行事,切忌自负轻率,鲁莽冒失。

6、特事特办。“特事”指的是特别的事情,或者是新出现的问题,过去没有遇见过,或是不解决不行的问题,但现行的制度中没有明确规定的;或是几个部门职能有交叉的问题等等。也就是说,特事都是超常规的事情,按常规的办法办不了、办不好。这就需要在办事时灵活处置,用特别的措施、特别的手段来办理。“特殊情况特殊处理”,是行政人员应把握的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由,也要先把事情办好再说,许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。

7、有事快办。有事快办,说到底是培养一种雷厉风行的作风。一事当前,立刻去做,毫不犹豫。对今天要办好的事情,要抓紧落实,决不拖到明天;对有时限要求的工作,正常时间完不成的,要加班加点,坚决按时完成任务;对那些时限要求宽松一点的工作,也要快节奏进行,以争取主动。要努力做到:信息不在我手里梗塞,文件不在我手里积压,事情不在我手里延误,工作不在我手里中断。

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